Procedura postępowania ze skargami

Procedura postępowania ze skargami

Rozdział 1 Zakres procedury

 Przedmiotem procedury jest uregulowanie trybu postępowania w przypadku zgłoszenia skargi Klienta na prowadzenie procesu rekrutacji marynarzy przez pracowników KGA.

Rozdział 2 Odpowiedzialność

1. Właściciel KGA jest odpowiedzialny za zatwierdzenie procedury.
2. Pracownicy w komórkach są odpowiedzialni za złożenie wyjaśnień dotyczących sprawy.
3. Pełnomocnik MLC jest odpowiedzialny za zapoznanie się z formularzem postępowania ze skargami i reklamacjami (zał. 1), analizę okoliczności i przedstawienie propozycji rozwiązania sprawy i odpowiedzi do wnoszącego skargę/reklamację. Pełnomocnik ds. jakości ma obowiązek wpisania skargi i/lub reklamacji do Ewidencji skarg.
4. Właściciel KGA jest odpowiedzialny za udzielenie odpowiedzi skarżącemu.

Rozdział 3 Opis postępowania

Agencja zatrudnienia ponosi odpowiedzialność z tytułu podpisanej z marynarzem umowy cywilno-prawnej. Odpowiedzialność agencji rozpoczyna się z dniem podpisania umowy i obowiązuje przez cały okres jej trwania.

Wszyscy marynarze / klienci agencji mają prawo do złożenia reklamacji i/lub skargi dotyczącej działalności firmy, jeśli istnieje przekonanie o jej zasadności.

W celu zachowania formalnej procedury agencja oczekuje, że ewentualne skargi będą wpływały w formie pisemnej, jako konkretny opis zaistniałego przypadku i powinny określać oczekiwania marynarza.

Agencja umożliwia złożenie skargi bezpośrednio do Operatora Załogowego oraz poprzez:

-  pocztę elektroniczną na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

lub

- pocztą wysłaną na adres firmy:

Krzysztof Grono Agency s.c.

Ul. Świętojańska 36/1

81-372 Gdynia

Rozdział 4. Skargi na Statek, Armatora, Menadżera Statku.

1. Marynarz składa skargę na piśmie do odpowiedniego Operatora Załogowego bądź poprzez pocztę elektroniczną lub wysyła pocztą na adres firmy.
2. Operator Załogowy wysyła wiadomość i informacje o złożonej skardze do odpowiedniego Armatora lub Menadżera Statku z zawiadomieniem do Prezesa Agencji.
3. Każda skarga zostaje wpisana do Ewidencji skarg przez Pełnomocnika MLC.
4. Czas na rozpatrzenie skargi i odpowiedź to 14 dni roboczych od dnia wpłynięcia skargi.
5. W przypadku niezadawalającej odpowiedzi, Marynarz ma prawo do odwołania się do Polskiej Administracji Morskiej (Urząd Morski).

Rozdział 5 Skargi na działalność Agencji.

1. Skargi na Recepcje składane są do Właściciela i rozpatrywane w ciągu 7 dni roboczych.
2. Skargi na Dział rekrutacji są składane do Właściciela i rozpatrywane w ciągu 14 dni roboczych.
3. Skargi na Operatorów Załogowych są składane do Prezesa i rozpatrywane w ciągu 14 dni roboczych.
4. Każda skarga zostaje wpisana do Ewidencji skarg.
5. W przypadku niezadawalającej odpowiedzi, Marynarz ma prawo do odwołania się do Administracji Państwowej (Urząd Morski).

Agencja zobowiązuje się zgłosić wszystkie nierozstrzygnięte skargi do odpowiedniej jednostki nadzorującej po stronie administracji morskiej:

Urząd Morski w Gdyni

Maritime Office in Gdynia

ul. Chrzanowskiego 10

81-338 Gdynia

Poland

Tel. +48 58 355 3220

Fax. +48 58 620 30 39

Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

Rozdział 6. Skargi na działalność armatora gdy marynarz przebywa na statku

Jeżeli marynarz przebywa na statku i chciałby złożyć skargę na armatora, powinien ją złożyć do:

Urząd Morski w Gdyni

Maritime Office in Gdynia

ul. Chrzanowskiego 10

81-338 Gdynia

Poland

Tel. +48 58 355 3220

Fax. +48 58 620 30 39

Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.