MLC 2006 / ISO 9001:2015
Zakres procedury
- Przedmiotem procedury jest uregulowanie trybu postępowania operatorów załogowych podczas procesu rekrutacji i pośrednictwa pracy dla marynarzy, których zatrudnia się u armatorów zagranicznych.
Odpowiedzialność
- Prezes GSA Sp. z o.o. jest odpowiedzialny za zatwierdzenie procedury.
- Pracownicy w komórkach audytowanych są odpowiedzialni za realizację procesu rekrutacji zgodnie z procedurą.
- Operator Załogowy jest odpowiedzialny za analizę profilu kandydata.
Opis postępowania
- Armator przekazuje agencji drogą mailową zapotrzebowanie na dane stanowisko, tym samym rozpoczynając proces rekrutacji. Przedstawia on wówczas swoje wymagania oraz podaje wszystkie informacje, które pozwolą na przedstawienie odpowiedniego kandydata do zatrudnienia.
2. Proces selekcji marynarzy
2.1 Proces ten ma na celu wyłonienie najodpowiedniejszej osoby spełniającej wszystkie wytyczne podane przez armatora w zapotrzebowaniu.
- opracowanie profilu kandydata zgodne z wymaganiami armatora
- poszukiwania wśród stałych pracowników
- jeśli brak odpowiedniego kandydata - poszukiwania wśród marynarzy zgłaszających ostatnio gotowość do wyjazdu na statek
- jeśli brak odpowiedniego kandydata - poszukiwania wśród wszystkich marynarzy, którzy złożyli aplikację lub zalogowali się do systemu rekrutacyjnego agencji
- jeśli brak odpowiedniego kandydata - zamieszczenie ogłoszenia na stronie internetowej firmy, koncie firmowym Facebook oraz portalu morskim.
2.2 Analiza aplikacji kandydata
- dane personalne,
- doświadczenie zawodowe,
- dokumenty uprawiające do wykonywania zawodu,
- znajomość języka angielskiego,
- doświadczenie we współpracy z różnymi nacjami.
2.3 Kandydat ma obowiązek dostarczyć wszystkie wymagane przez Operatora Załogowego dokumenty w celu ich weryfikacji.
2.4 Rozmowa kwalifikacyjna zostaje udokumentowana na formularzu "Interview Form" (zał. 1) oraz (jeśli jest to wymagane przez armatora) w ODMS Personel.
2.5 Operator Załogowy prosi kandydata o udostępnienie oceny jego pracy z poprzednich kontraktów oraz jednocześnie, za jego zgodą, telefoniczne sprawdza jego referencje u dwóch ostatnich pracodawców. Ich wynik notujemy
2.6 Po zakończeniu procesu selekcji wykonywane są następujące czynności:
- wysłanie aplikacji kandydata do armatora wraz z uzupełnionym "Reference Form" (zał. 2 - jeśli jest on wymagany),
- jeżeli wszystkie czynności związane z procesem rekrutacji zostały spełnione, Operator Załogowy oczekuje na odpowiedz armatora. Kandydatura może zostać zaakceptowana bądź odrzucona. Armator ma prawo zgłosić Operatowi prośbę o zdobycie dodatkowych informacji lub wykonanie testów,
- telefoniczne poinformowanie kandydata o wyniku procesu selekcji na dane stanowisko.
3. Procedury przed zamustrowaniem marynarza
- sprawdzenie zgodności posiadanych przez marynarza dokumentów / certyfikatów morskich z konwencją STCW 95, konwencją MLC oraz z wymogami armatora.
- wprowadzenie danych marynarza do programu ODMS Personel
- sporządzenie teczki papierowej zawierającej kopie dokumentów oraz wszystkie niezbędne informacje pozwalające na zamustrowanie marynarza takie jak:
- aplikacja zawierająca dane osobowe, wszystkie wymagane przez armatora dokumenty, przebieg kariery zawodowej (zał. 3)
- checklista pozwalająca ocenić stan dokumentów marynarza (zał. 4)
- historia zatrudnienia (zał. 5)
- dane konta walutowego
- niezbędne dokumenty pozwalające na podjęcie pracy (paszport, wizy, książeczka żeglarska, dyplom, dokumenty flagowe, świadectwo zdrowia, test alkoholowo-narkotykowy - jeśli wymagany, raport stomatologiczny - jeśli wymagany, szczepienia, Marlin's Test , certyfikaty i kursy kwalifikacyjne)
- rozmiary odzieży roboczej oraz oficerskiej
- kontrakt między armatorem a marynarzem (zał. 6)
- umowa między agencją pośrednictwa pracy a marynarzem (zał. 7)
- deklaracja alkoholowo - narkotykowa (zał. 8)
- potwierdzenie odbioru odzieży roboczej (zał. 9)
- potwierdzenie danych konta, na które ma wpływać wynagrodzenie (zał. 10)
- sprawdzenie znajomości języka angielskiego (jeśli wymagane przez armatora) - Marlin's Test (zał. 11)
- wystąpienie o dokumenty flagowe (jeśli wymagane )
- aranżowanie wizy (jeśli wymagana)
- finalne potwierdzenie gotowości / ważności dokumentów marynarza poprzez wydrukowanie checklisty (zał. 4)
- aranżowanie transportu na statek (na prośbę armatora)
- zamówienie odzieży roboczej oraz odzieży oficerskiej (zależne od stanowiska)
- przygotowanie identyfikatorów ( jeśli wymagane przez armatora)
- zgodna na przetwarzanie danych osobowych marynarza i osoby wskazanej (next of kin)
4. Procedury wykonywane bezpośrednio przed wyjazdem
- telefoniczne oraz mailowe informowanie marynarza o konkretnym terminie wyjazdu, wszelkich zmianach z nim związanych oraz o rodzaju i szczegółach transportu na statek,
- przekazanie odzieży oraz identyfikatora ( jeśli wymagane przez armatora ),
- wyposażenie marynarza w list przewodni z danymi/kontaktem do agenta oraz danymi/kontaktem do operatora załogowego umożliwiającymi stały (24h/dobę) kontakt w razie jakichkolwiek problemów w czasie podróży oraz, w zależności od potrzeby, w OK TO BOARD lub GUARRANTEE LETTER,
- wyposażenie i zaznajomienie marynarza z dokumentami potwierdzającymi zatrudnienie oraz jego warunki takie jak:
- - kontrakt (zał. 6),
- - umowa agencyjna (zał. 7),
- - deklaracja alkoholowo - narkotykowa - jeśli wymagana przez armatora (zał. 8).
Wyżej wymienione dokumenty podpisywane są przez marynarza w biurze lub wysyłane przesyłką kurierską (dotyczy osób zamiejscowych).
Dokumenty i Zapisy wynikające z procedury
- Interview Form (zał. 1)
- Reference Form (zał. 2)
- Aplikacja zawierająca dane osobowe, wszystkie wymagane przez armatora dokumenty, przebieg kariery zawodowej (zał. 3)
- Checklista pozwalająca ocenić stan dokumentów marynarza (zał. 4)
- Historia zatrudnienia (zał. 5)
- Kontrakt między armatorem a marynarzem (zał. 6)
- Umowa między agencją pośrednictwa pracy a marynarzem (zał. 7)
- Deklaracja alkoholowo - narkotykowa (zał. 8)
- Potwierdzenie odbioru odzieży roboczej (zał. 9)
- Potwierdzenie danych konta, na które ma wpływać wynagrodzenie (zał. 10)
- Sprawdzenie znajomości języka angielskiego (jeśli wymagane przez armatora) - Marlin's Test (zał. 11)
PROCEDURA POSTĘPOWANIA Z REKLAMACJAMI I/LUB SKARGAMI
Rozdział 1. Zakres procedury.
Przedmiotem procedury jest uregulowanie trybu postępowania w przypadku zgłoszenia skargi Klienta na prowadzenie procesu rekrutacji marynarzy przez pracowników GSA. Sp. o.o.
Rozdział 2. Odpowiedzialność.
Prezes GSA Sp. z o.o. jest odpowiedzialny za zatwierdzenie procedury.
Pracownicy w komórkach są odpowiedzialni za złożenie wyjaśnień dotyczących sprawy.
Pełnomocnik ds. jakości jest odpowiedzialny za zapoznanie się z formularzem postępowania ze skargami i/lub reklamacjami (zał. 1), analizę okoliczności i przedstawienie propozycji rozwiązania sprawy i odpowiedzi do wnoszącego skargę/reklamację. Pełnomocnik ds. jakości ma obowiązek wpisania skargi i/lub reklamacji do Ewidencji skarg.
Prezes GSA Sp. z o.o. jest odpowiedzialny za udzielenie odpowiedzi skarżącemu.
Rozdział 3. Opis postępowania.
Agencja zatrudnienia ponosi odpowiedzialność z tytułu podpisanej z marynarzem umowy cywilno-prawnej. Odpowiedzialność agencji rozpoczyna się z dniem podpisania umowy i obowiązuje przez cały okres jej trwania.
Wszyscy marynarze / klienci agencji mają prawo do złożenia reklamacji i/lub skargi dotyczącej działalności firmy, jeśli istnieje przekonanie o jej zasadności.
W celu zachowania formalnej procedury agencja oczekuje, że ewentualne skargi będą wpływały w formie pisemnej, jako konkretny opis zaistniałego przypadku i powinny określać oczekiwania marynarza.
Agencja umożliwia złożenie skargi bezpośrednio do Operatora Załogowego oraz poprzez:
- pocztę elektroniczną na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
lub
- pocztą wysłaną na adres firmy:
Grono Shipping Sp. Z o.o.
Ul. Świętojańska 36/1
81-372 Gdyni
Rozdział 4. Skargi na Statek, Armatora, Menadżera Statku.
Marynarz składa skargę na piśmie do odpowiedniego Operatora Załogowego bądź poprzez pocztę elektroniczną lub wysyła pocztą na adres firmy.
Operator Załogowy wysyła wiadomość i informacje o złożonej skardze do odpowiedniego Armatora lub Menadżera Statku z zawiadomieniem do Prezesa Agencji.
Każda skarga zostaje wpisana do Ewidencji skarg przez Pełnomocnika ds. jakości
Czas na rozpatrzenie skargi i odpowiedz to 14 dni roboczych od dnia wpłynięcia skargi.
W przypadku niezadawalającej odpowiedzi, Marynarz ma prawo do odwołania się do Polskiej Administracji Morskiej (Urząd Morski).
Rozdział 5. Skargi na działalność Agencji.
Skargi na Recepcje składane są do Prezesa i rozpatrywane w ciągu 7 dni roboczych.
Skargi na Dział rekrutacji są składane do Prezesa i rozpatrywane w ciągu 14 dni roboczych.
Skargi na Operatorów Załogowych są składane do Prezesa i rozpatrywane w ciągu 14 dni roboczych.
Każda skarga zostaje wpisana do Ewidencji skarg.
W przypadku niezadawalającej odpowiedzi, Marynarz ma prawo do odwołania się do Administracji Państwowej (Urząd Morski).
Agencja zobowiązuje się zgłosić wszystkie nierozstrzygnięte skargi do odpowiedniej jednostki nadzorującej po stronie administracji morskiej:
Urząd Morski w Gdyni
Maritime Office in Gdynia
ul.Chrzanowskiego 10
81-338 Gdynia
Poland
tel. +48 58 355 3101
Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
Rozdział 6. Skargi na działalność armatora gdy marynarz przebywa na statku.
Jeżeli marynarz przebywa na statku i chciałby złożyć skargę na armatora, powinien ją złożyć do organu właściwego dla flagi statku lub do ministerstwa w Warszawie na poniższy adres:
Ministry of Maritime Economy and Inland Navigation
Department of Maritime Economy
Address:
Nowy Świat 6/12
00-400 Warsaw, Poland
Website: https://mgm.gov.pl/pl/gospodarka-morska/praca-na-statkach-morskich/
fax: +48 22 583 85 71
e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
Formularz postępowania ze skargami GSA
pobierz - rozmiar pliku 26KB
Firma Grono Shipping Agency Sp. z o.o. jest zarejestrowaną agencją zatrudnienia, świadczącą usługi rekrutacji i pośrednictwa pracy dla marynarzy na terenie Polski.
