Rozdział 1. Zakres procedury

1. Przedmiotem procedury jest uregulowanie trybu postępowania operatorów załogowych podczas procesu rekrutacji i pośrednictwa pracy dla marynarzy, których zatrudnia się u armatorów zagranicznych.

Rozdział 2. Odpowiedzialność

1. Właściciel KGA jest odpowiedzialny za zatwierdzenie procedury.
2. Pracownicy w komórkach audytowanych są odpowiedzialni za realizację procesu rekrutacji zgodnie z procedurą.
3. Operator Załogowy jest odpowiedzialny za analizę profilu kandydata.

Rozdział 3. Opis postępowania

1. Armator przekazuje agencji drogą mailową zapotrzebowanie na dane stanowisko, tym samym rozpoczynając proces rekrutacji. Przedstawia on wówczas swoje wymagania oraz podaje wszystkie informacje, które pozwolą na przedstawienie odpowiedniego kandydata do zatrudnienia.

2. Proces selekcji marynarzy
   
   2.1 Proces ten ma na celu wyłonienie najodpowiedniejszej osoby spełniającej wszystkie wytyczne podane przez armatora w zapotrzebowaniu.

• opracowanie profilu kandydata zgodne z wymaganiami armatora
• poszukiwania wśród stałych pracowników
• jeśli brak odpowiedniego kandydata - poszukiwania wśród marynarzy zgłaszających ostatnio gotowość do wyjazdu na statek
• jeśli brak odpowiedniego kandydata - poszukiwania wśród wszystkich marynarzy, którzy złożyli aplikację lub zalogowali się do systemu rekrutacyjnego agencji
• jeśli brak odpowiedniego kandydata – zamieszczenie ogłoszenia na stronie internetowej firmy, koncie firmowym Facebook oraz portalu morskim.
  
  2.2 Analiza aplikacji kandydata
  
  
• dane personalne,
• doświadczenie zawodowe,
• dokumenty uprawiające do wykonywania zawodu,
• znajomość języka angielskiego,
• doświadczenie we współpracy z różnymi nacjami.
  
  2.3 Kandydat ma obowiązek dostarczyć wszystkie wymagane przez Operatora Załogowego dokumenty w celu ich weryfikacji.
  
  2.4 Rozmowa kwalifikacyjna zostaje udokumentowana na formularzu „Interview Form” (zał. 1) oraz (jeśli jest to wymagane przez armatora) w ODMS Personel.
  
  2.5 Operator Załogowy prosi kandydata o udostępnienie oceny jego pracy z poprzednich kontraktów oraz jednocześnie, za jego zgodą, telefoniczne sprawdza jego referencje u dwóch ostatnich pracodawców. Ich wynik notujemy
  
  2.6 Po zakończeniu procesu selekcji wykonywane są następujące czynności:
  
  
• wysłanie aplikacji kandydata do armatora wraz z uzupełnionym „Reference Form” (zał. 2 - jeśli jest on wymagany),
• jeżeli wszystkie czynności związane z procesem rekrutacji zostały spełnione, Operator Załogowy oczekuje na odpowiedz armatora. Kandydatura może zostać zaakceptowana bądź odrzucona. Armator ma prawo zgłosić Operatowi prośbę o zdobycie dodatkowych informacji lub wykonanie testów,
• telefoniczne poinformowanie kandydata o wyniku procesu selekcji na dane stanowisko.

3. Procedury przed zamustrowaniem marynarza

• sprawdzenie zgodności posiadanych przez marynarza dokumentów / certyfikatów morskich z konwencją STCW 95, konwencją MLC oraz z wymogami armatora.
• wprowadzenie danych marynarza do programu danego armatora
• sporządzenie teczki papierowej zawierającej kopie dokumentów oraz wszystkie niezbędne informacje pozwalające na zamustrowanie marynarza takie jak:
  • aplikacja zawierająca dane osobowe, wszystkie wymagane przez armatora dokumenty, przebieg kariery zawodowej (zał. 3)
  • checklista pozwalająca ocenić stan dokumentów marynarza (zał. 4)
  • historia zatrudnienia (zał. 5)
  • dane konta walutowego
  • niezbędne dokumenty pozwalające na podjęcie pracy (paszport, wizy, książeczka żeglarska, dyplom, dokumenty flagowe, świadectwo zdrowia, test alkoholowo-narkotykowy – jeśli wymagany, raport stomatologiczny – jeśli wymagany, szczepienia, Marlin’s Test , certyfikaty i kursy kwalifikacyjne)
  • rozmiary odzieży roboczej oraz oficerskiej
  • kontrakt między armatorem a marynarzem (zał. 6)
  • umowa między agencją pośrednictwa pracy a marynarzem (zał. 7)
  • deklaracja alkoholowo – narkotykowa (zał. 8)
  • potwierdzenie odbioru odzieży roboczej (zał. 9)
  • potwierdzenie danych konta, na które ma wpływać wynagrodzenie (zał. 10)
  • potwierdzenie danych najbliższej osoby, która jest upoważniona do otrzymywania informacji na temat przebiegu kontraktu marynarza (zał. 11)
• sprawdzenie znajomości języka angielskiego (jeśli wymagane przez armatora) – Marlin’s Test (zał. 12)
• wystąpienie o dokumenty flagowe (jeśli wymagane )
• aranżowanie wizy (jeśli wymagana)
• finalne potwierdzenie gotowości / ważności dokumentów marynarza poprzez wydrukowanie checklisty (zał. 4)
• aranżowanie transportu na statek (na prośbę armatora)
• zamówienie odzieży roboczej oraz odzieży oficerskiej (zależne od stanowiska)
• przygotowanie identyfikatorów ( jeśli wymagane przez armatora)
• zgodna na przetwarzanie danych osobowych marynarza i osoby wskazanej (next of
  kin)

4. Procedury wykonywane bezpośrednio przed wyjazdem

• telefoniczne oraz mailowe informowanie marynarza o konkretnym terminie wyjazdu, wszelkich zmianach z nim związanych oraz o rodzaju i szczegółach transportu na statek,
• przekazanie odzieży oraz identyfikatora ( jeśli wymagane przez armatora ),
• wyposażenie marynarza w list przewodni z danymi/kontaktem do agenta oraz danymi/kontaktem do operatora załogowego umożliwiającymi stały (24h/dobę) kontakt w razie jakichkolwiek problemów w czasie podróży oraz, w zależności od potrzeby, w OK TO BOARD lub GUARRANTEE LETTER,
• wyposażenie i zaznajomienie marynarza z dokumentami potwierdzającymi zatrudnienie oraz jego warunki takie jak:
  • -  kontrakt (zał. 6),
  • - umowa agencyjna (zał. 7),
  • - deklaracja alkoholowo – narkotykowa - jeśli wymagana przez armatora
    (zał. 8).

Wyżej wymienione dokumenty podpisywane są przez marynarza w biurze lub wysyłane przesyłką kurierską (dotyczy osób zamiejscowych).

Rozdział 4. Dokumenty i Zapisy wynikające z procedury

1. Interview Form (zał. 1)
2. Reference Form (zał. 2)
3. Aplikacja zawierająca dane osobowe, wszystkie wymagane przez armatora dokumenty, przebieg kariery zawodowej (zał. 3)
4. Checklista pozwalająca ocenić stan dokumentów marynarza (zał. 4)
5. Historia zatrudnienia (zał. 5)
6. Kontrakt między armatorem a marynarzem (zał. 6)
7. Umowa między agencją pośrednictwa pracy a marynarzem wraz z oświadczeniami o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych (zał. 7)
8. Deklaracja alkoholowo – narkotykowa (zał. 8)
9. Potwierdzenie odbioru odzieży roboczej (zał. 9)
10. Potwierdzenie danych konta, na które ma wpływać wynagrodzenie (zał. 10)
11. Potwierdzenie danych najbliższej osoby (zał. 11)
12. Sprawdzenie znajomości języka angielskiego (jeśli wymagane przez armatora) – Marlin’s Test (zał. 12)